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ARMAとは


ARMAとは
 
 
ARMA International記録・情報管理に関わる人々が集い、相互の情報交換、先進事例の研究、海外情報の収集等を通じ業務の一層の改善をはかろうとする世界規模の会員組織で、非営利(not−for profit)の団体です。
設立は1955年。会員数は、最大の米国、カナダを含め30ヶ国の約11,000人に及び、150の支部からなります。


ARMA International東京支部とは
1989年設立、ARMA International本部事業の日本への展開の他、日本の特徴を活かした記録・情報管理に関する情報交換、先進事例の研究、海外先進事例などを紹介、啓蒙活動や提言活動を
定例会や機関誌を通して行っています。

記録・情報管理(Records and Information Management)とは

あらゆる記録の作成又は受領から配布、処理、保管、検索活用を経て最終的な廃棄に到るまでのプロセスを体系的に管理することを言う。
記録とは紙の文書をはじめとしてマイクロフィルム、フロッピーディスク、光ディスク、CD−ROM等の電子媒体まであらゆる形式の情報を含む。

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ARMA Internationalの事業内容
 
 

ARMA Internationalは、記録・情報管理に関する教育、訓練、調査、人的ネットワーク作りのプログラム作成と促進など、メンバーの専門性を高めるための支援を行っています。


1) 年次大会の開催

毎年秋に行われる年次大会は記録情報管理に携わる人のために代表的な教育イベントであり、4日間の開催期間中80以上の教育セッションが開かれます。又、同時に記録情報管理関連の展示会が開催され最新技術・製品の紹介が行われています。

2013年LasVegasで開催された年次大会です。


2) 機関紙・ニュースレターの発行

機関紙(The Information Management Journal)を年4回発行。また記録・情報管理やコーポレイトガバナンスなどに関係する先端技術、事例、法的情報などのWebニュースレターを毎月発行しています。


3) 専門図書の刊行

レコードマネジメントの基本図書をはじめナレッジ・マネジメント、ISO9000、法規制、危機管理、画像処理などの最新テクノロジー等、様々な関連専門図書を発行しています。


4) 法規制対応

アメリカ議会スタッフとの情報交換を行い記録管理、ガバナンスに関する議案への提案、情報収集などの活動を行っています。情報はWebニュースや機関誌でお知らせしています。


5) セミナー、通信教育等種々の研修会の継続的実施

最先端の技術、事例、ビジネスプラクティスなどに関するオンデマンドのWebセミナー250本以上提供しています。


6) 資格認定

関係団体(ICRM)と協力して、CRM(Certified Records Manager)の資格認定業務を支援しています。


7) 表 彰

年次大会に於いて最優秀支部賞、その他支部及び個人の表彰を実施しています。


8) 業種別研究会

業種別研究会(Industry Specific Groups)を設け、業種別の課題解決及び情報交換の場を提供しています。


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ARMA International東京支部の事業内容
 
 

1) 総会(年1回 7月開催)


2) 定例会開催(隔月開催)

個人情報、特定秘密保護法、ビックデータなどの先端的なトピックス
に関する専門家を迎え定例会としてセミナーや見学会を行っています。


3) 機関誌Records Information Management Journalの発行

ARMA Internationalの機関誌であるInformation Management Magazine
に掲載されている主要な記事を翻訳紹介するほか、国内の論文、トピッ
クス等を記録・情報管理に関する世界及び日本の最新情報を提供します。


4) ARMA Internationalの活動や情報の提供

(1)Information Management Magazineの目次要約をHP上で提供しています。
(2)Webニュースの要約をHP上で提供しています。


5) 関係団体との共同プロジェクト活動

記録管理に関連する他の団体と共同で記録管理やアーカイブズに関する
勉強会、政策意見具申などの活動を行っています。


6) 標準化活動

(1)記録管理関係の国際標準化活動に参加。現在ISO 15489改訂版の
  開発に参加しています。
(2)国内ベストプラクティス標準の開発。現在、認証機関と共同でバイ
  タル記録管理に関するマネジメントシステムの開発を行っています。


7) 専門図書出版

ARMA International発行のRIM関連書籍の翻訳出版や、ARMA東京
支部独自の調査報告書などの出版を行っています。
(1)
記録・情報管理(RIM)のコア・コンピテンシー
(2)
Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering
  Business-Critical Records








記録管理とは
 
 
記録(Records)とは?

従来、記録は紙ベースでの文書を対象としており、その管理の方法も比較的簡単であった。しかし、ITの到来と普及で多くの文書が電子的に作成されるようになった。では、記録とは何であろうか?
従来の紙ベースの記録と電子記録の標準化に国を挙げて取り組み世界から注目を浴びているオーストラリアでは記録を次のように定義している:"オーストラリ アの標準AS4390-1996における記録は、ビジネスの取引又は業務の遂行で組織又は個人による活動の証拠として、作成、取得、維持し、残すべき、コ ンピュータのデータを含む如何なる形での(媒体を問わず)記録された情報。"記録される情報は、文字、数字、記号、写真、画像、音声、図面などで、媒体は 磁気テープ、オプティカル、紙、マイクロフイルム、等限定されない。日本においても、情報公開法に同様な文書に対する定義がなされている。
文書は情報の集合であり、物理的実体として、アナログ(本、羊皮紙、楽譜、マイクロフイルムなど)か、デジタル(ワープロで作成のファイルのような)とな り得る。文書と記録の重要な違いは、記録はビジネス取引・活動の証拠となり、法律や規定を満たしていることを説明(アカウンタビリティ)できなければなら ない。
従って、文書の情報の意味によって、文書を記録として分類、整理、取り扱うかに影響を与える。一般に、文書と違って、記録の管理は法的な要件又は潜在的な 法的・規制によって、確認され、統制されるのが重要であリ、一般的である。
記録は、国の証拠に関する法律によって定められる条件の下に、評価・管理される。


記録管理(Records Management)とは?

記 録と文書は同じようなライフサイクル又はより適切に言うと継続性を持っている。この二つの間の大きな相違は、記録に対して起こる全ての行動は、必要な時に 訴訟で証拠として使えるように、慎重に維持管理をする必要がある。大半の文書はそれほど厳しい管理をする必要はない。しかしながら、文書の作成、アクセ ス、使用は全て追跡し、何らかの方法で適切にドキュメントされなければならない。
記録(及び文書)管理は、管理責任が分かれているライフサイクル管理と違って、切れ目のない連続プロセスとして見るべきである。

記録管理は:

記録維持の設計から記録の寿命がくるまで
組織の資産、情報資源として
取引活動記録の連続的な管理によって
経済的で効率的な方法で、
法的な、証拠力のある、説明責任の要求を満たす為に、組織(個人)の活動に対する完全で、正確で、信頼のおけるドキュメンテーション(記録)を捕捉し、そして組織と顧客の利益を守り、ニーズを満足することに関連したサービスを提供する部門組織の職務分野である。

 


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